Regierungspräsidium Freiburg
Prototyp für KI-Dokumentenanalyse beim Hackathon
Partner-Profil
Das Regierungspräsidium Freiburg vertritt als mittlere Bündelungsbehörde die Landesregierung in der Region Südwestbaden. Um die Effizienz moderner Verwaltungsabläufe kontinuierlich zu steigern, setzt die Behörde verstärkt auf digitale Innovationen und Prozessautomatisierung. Im Rahmen des Black Forest Hackathons 2026 der Initiative smartXregion nutzte das Regierungspräsidium die Chance, gemeinsam mit Entwickler:innen und KI-Expert:innen neue Wege in der automatisierten Dokumentenverarbeitung zu gehen. Ziel war es, eingehende Post und Anträge intelligenter zu strukturieren und administrative Hürden abzubauen.
Die Herausforderung: Analoger Datendschungel bei ausländischen Bußgeldern
Ob Urlaub oder Dienstreise ins Ausland – Knöllchen wegen Falschparkens oder Tempoverstößen aus dem europäischen Ausland landen häufig beim Regierungspräsidium Freiburg zur weiteren Bearbeitung. Was für Bürger:innen ärgerlich ist, bedeutet für die Behörde immensen manuellen Aufwand:
Heterogene Formate: Jedes Land (und teils jede ausländische Kommune) nutzt völlig unterschiedliche Dokumentenlayouts, Schriftarten und Strukturen.
Sprachbarrieren: Dokumente treffen in unterschiedlichsten Landessprachen ein und müssen aufwendig übersetzt und manuell erfasst werden.
Hoher Erfassungsaufwand: Relevante Daten wie Aktenzeichen, IBAN, Kennzeichen, Verstoßart und Bußgeldbetrag müssen per Hand in das interne Verwaltungssystem übertragen werden.
BadenCampus als Initiator & Brückenbauer
Der Black Forest Hackathon (smartXregion) ist das führende Open-Innovation-Format der Region. Hier treffen reale Herausforderungen aus Kommunen, öffentlichen Behörden und der Wirtschaft auf talentierte Entwickler:innen, Datenanalyst:innen, Designer:innen und Young Talents. Während der dreitägigen Intensivphase in Offenburg arbeiten interdisziplinäre Teams unter Hochdruck daran, aus komplexen Problemstellungen funktionsfähige, digitale Prototypen zu entwickeln. Der Hackathon dient dabei als Katalysator, um verstaubte Prozesse aufzubrechen und frische Ideen direkt in die Praxis zu überführen.
Der KI-Prototyp: Machbarkeitsnachweis auf dem Hackathon
Die im Rahmen der Challenge erarbeiteten Konzepte zeigen eindrucksvoll, wie moderne Document AI- und LLM-Ansätze die Bearbeitung ausländischer Bußgelder künftig revolutionieren könnten:
Multilinguale Layout- & Texterkennung (OCR): Das System erkennt ausländische Dokumentenstrukturen unabhängig von Sprache und Layout.
Automatische Extraktion von Kerndaten: Der Prototyp filtert Schlüsselinformationen – wie Bußgeldbetrag, Fristen, Aktenzeichen, IBAN und Fahrzeugkennzeichen – automatisiert heraus.
Vorstrukturierung für Fachverfahren: Die extrahierten Daten werden so aufbereitet, dass sie prinzipiell nahtlos an digitale Verwaltungssysteme übergeben werden könnten.
Human-in-the-Loop: Sachbearbeiter:innen müssten Daten künftig nur noch kurz prüfen, statt sie zeilenweise manuell abzutippen.
Erreichter Mehrwert & Ergebnisse
Erfolgreicher Proof of Concept: Der Hackathon hat eindrucksvoll bewiesen, dass KI-Modelle die hohe Varianz und Komplexität internationaler Dokumente verlässlich meistern können.
Agile Erprobung ohne Risiko: Das Regierungspräsidium erhielt innerhalb kürzester Zeit wertvolle Einblicke in den aktuellen Stand der KI-Technologie – völlig ohne langwierige Entwicklungszyklen.
Wichtiger Impuls für die Verwaltung: Die Ergebnisse liefern wertvolle Erkenntnisse und eine konkrete Inspiration für künftige Digitalisierungs- und KI-Initiativen im öffentlichen Sektor.